Tietosuojaseloste

Euroopan unionin tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan 25.5.2018. Urheiluseurojen jäsenrekisteri kuuluu asetuksen piiriin. Asetus edellyttää mm. että jäsenrekisterissä olevat henkilöt ovat tietoisia heistä kerätyistä tiedoista, tiedon käyttötarkoituksesta ja omista oikeuksistaan.

Pirkkalan Hiihtäjät ry, jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkkalan Hiihtäjät ry

Y-tunnus: 1000365-1

Osoite: Ryttylänmäentie 96, 33980 Pirkkala

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Jari Ojala (jari.ojala@iki.fi)

Puhelin: +358 40 517 7847

Osoite: Iharintie 6, 33960 Pirkkala

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Tietojen käsittely perustuu jäsenten osalta Pirkkalan Hiihtäjät ry:n oikeutettuun etuun, eli jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta ja jäsenmaksujen hallinta
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja jäsenistä:

• Yhdistyslain 11§:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka,
• syntymäaika,
• sukupuoli,
• alaikäisten jäsenten osalta:
  • huoltajatiedot yhteystietoineen (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero),
  • tarvittavat alaikäistä koskevat huoltajan suostumukset
• jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, jäsentyyppi sekä jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot,
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero),
• tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin,
• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään liityttäessä tai jäsenyyden aikana. Jäsen on velvollinen viipymättä ilmoittamaan muuttuneet tietonsa kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoverkkojen kautta käsiteltävät sähköiset aineistot edellyttävät käyttäjän tunnistusta ja käsittely tapahtuu salattujen tietoliikenneyhteyksien välityksellä.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti, 25.5.2018 lukien, oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle.